第一章 总 则
第一条 为规范和加强学院各类印章的管理，切实维护学院合法权益，根据国务院《关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》（国发〔1999〕25号）和教育部《印章使用和管理的暂行规定》（教办厅〔2007〕7号）文件精神，结合学院实际，制定本规定。
第二条 本规定所指印章包括：学院党委印章、学院行政印章（含钢印）、学院领导签名章；各级各类业务专用章；其他经学院批准的印章。本规定所指印章不含电子公章以及电子签名章，电子公章以及电子签名章的制作使用学院将在条件具备投入使用前另行文规范。
第三条 党政办公室是学院各级各类印章的综合管理部门，对印章的刻制统一核准并监督使用。学院职能部门及各二级单位负责人为本单位用印第一责任人，负责本单位印章的使用管理。
第二章 印章的刻制和启用
第四条 新印章的刻制由党政办公室统一管理，任何单位和个人不得擅自刻制。申请新印章刻制的单位需填写《中国矿业大学徐海学院印章刻制申请表》（附件2），持学院机构成立公文或更名公文，报党政办公室审核，经主管院领导审批，由党政办公室开具介绍信，到公安机关指定单位刻制。院领导公务方章和签名章，根据工作实际需要，并征得院领导授权同意，由党政办公室统一到公安机关指定单位刻制。
第五条 非实体机构原则上不刻制印章。如需加盖印章，由其归口管理单位代章。确需刻制的，按印章刻制流程进行审批。
第六条 印章规格及样式
（一）印章所刊汉字，应当使用国务院公布的简化字，字体为宋体。各类印章所刊名称应为学院发文所规定的机构或业务范围名称。如字数过多难以刻印，可以采用通用简称。
（二）学院党委、行政印章，尺寸为直径（外径）4.0厘米，圆形，依性质中间刊党徽或五角星，上部自左向右环形刻制名称。
（三）学院领导公务方章、签名章，字样为学院领导的姓名，公务方章字体为学院领导自选字体，签名章为本人手写体。
（四）学院职能部门及各二级单位公章，尺寸为直径4.0（外径）厘米，圆形，依性质中间刊党徽或五角星，上部自左向右环形刻制单位名称。
其中，学院职能部门及各二级单位内设科室原则上不刻制公章。确需刻制的，按印章刻制流程进行审批。公章尺寸为直径（外径）3.8厘米，圆形，中间刊五角星，上部自左向右环形刻制学院所属单位名称，下部自左向右横排刻制科室名称。
（五）业务专用章，尺寸为直径（外径）4.0厘米，一般为圆形，中间刊五角星，上部自左向右环行刻制学院名称，下部自左向右横排刻制专用章名称。
（六）其他机构印章和特殊专用印章的规格和式样，由党政办公室依照有关规定予以规范审核。
第七条 新印章刻制完成后，须及时持新印章到党政办公室办理备案和启用登记手续，留存印模，经学院正式发文后启用。
第三章 印章的保管和使用
第八条 印章的保管
印章的保管必须由专人负责。坚持严格管理、确保安全的原则，各单位负责人对本单位印章和被授权管理的印章负责。
第九条 印章的使用
（一）需使用学院印章的，用印人或用印单位持印章使用审批表（附件3）和用印材料到业务主管部门进行审核登记，主管院领导审批后，将印章使用审批表交由党政办公室工作人员审核，方可加盖印章并进行登记。
（二）学院职能部门及各二级单位要参照学院印章使用程序严格规范本单位印章的使用流程。一般情况下，印章的使用要经本单位主要负责人或经主要负责人授权的单位其他负责人审批签字后方可用印。
（三）用印要严格登记制度，对用印时间、事由、用印单位、审核人、经办人等进行详细登记，明确责任，以备核查。
（四）非常规用印和涉及重大事项需使用学院公章的，必须经学院主要领导批准，方可用印。
第十条 加盖学院印章必须在指定的盖章专用区域内进行，印章加盖内容和区域请勿遮挡。如有误盖，必须立即销毁，同时进行作废登记。
第十一条 凡有下列情况之一的，不得使用印章。
（一）未经规定程序审核批准或超越审批权限的。
（二）内容不完整、不真实、不准确，存在明显瑕疵或错误的。
（三）涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面问题的。
（四）非本院教职员工或与本院工作、业务无关的。
（五）在空白介绍信、证件、奖状、证书、纸张以及其他材料空白处盖章的。
第十二条 印章应由保管人按规定亲自用印。加盖印章应清晰美观。印章名称要与印件落款一致，代章的应注明“代章”字样。对合同书、协议书等重要文件，应按规定加盖骑缝章或骑页章。
第十三条 印章原则上不能携带出办公室使用，特殊情况需外带使用时，须由单位负责人审核批准并派专人监印，同时做好记录。
第四章 印章的废止和归档
第十四条 已经启用的印章，如因机构变动、印章磨损、变形或其他原因停止使用的，需将原印章交回党政办公室废止，并按新印章刻制手续审批。
第十五条 因各种原因导致印章遗失的，应当立即向公安机关报案并向党政办公室报告，采取公告形式声明作废后，重新办理准刻手续。
第十六条 废止的印章由党政办公室统一归档管理。印章使用单位不得自行处置。
第五章 责任与追究
第十七条 党政办公室负责学院印章使用管理制度的制定和部分印章的日常管理，负责学院各类印章的刻制审批、监督管理、回收废止、归档等工作。学院职能部门和各二级单位作为本单位印章的管理主体，根据工作需要参照本规定确定本单位印章的使用范围和使用程序。
第十八条 任何机构或个人不得伪造学院印章，不得私自刻制学院印章，不得违规使用学院印章。本院师生员工违反本规定者，予以纪律处分，给学院造成损失的责令赔偿，并视情节轻重决定是否移送司法机关进行处理;涉校外机构或个人的，报司法机关进行处理。
第六章 附 则
第十九条 本规定自印发之日起实施。《关于印发中国矿业大学徐海学院公章管理规定的通知》（中矿大徐海字〔2010〕第11号）同时废止。
第二十条 本规定由党政办公室负责解释。