为了进一步规范学院财务工作，加强对各类经费使用管理，提高业务工作效率，以严谨、高效，更好地为广大师生服务为宗旨，结合学院实际情况，特制定本办法：
一、报销原则和管理责任
1.财务报销坚持“一事一报”原则。对同一经济业务活动应一次性完成报销，不得以各种理由或名目将业务进行拆分，严禁虚构经济业务套取资金。
2.经费支出严格执行财务“一支笔”审批制度。按照“谁主管、谁审批、谁负责”的原则，各级审批人员在规定的审批权限内进行审批，不得越权审批。经办人是经费支出的第一责任人，对财务支出的真实性、合法性负责；部门负责人和专项经费负责人按年度财务预算进行控制，对财务支出的必要性、效益性负责，负有直接管理责任；各业务主管院领导对财务支出事项承担领导责任。
3.会计人员依法实施会计核算与会计监督。会计人员在审核财务收支事项时，发现有不符合法律法规、制度规定或未严格履行审批程序的，有权拒绝或退回并要求纠正。
二、报销审核和审批权限
1.人员经费审批。按照有关政策例行发放的工资性支出，按规定提取社保基金、住房公积金（房贴）等政策性支出，以及年终考核奖励、涉及全院范围的加班费等支出，由人事部负责具体经办，经归口管理部门负责人审核后，报主管院领导和主管财务院领导审批。
2.公用运行经费审批。公用水电费、暖气费、物业费、维修改造费、院系结算费用以及行政办公资产购置支出，由总务处、学工处、教务处等部门负责具体经办，经部门负责人审核后，报业务主管院领导和主管财务院领导审批。
3.部门定额包干经费审批。部门包干经费支出由部门负责人审核，报主管财务院领导审批。
4.院设专项经费（实习实训经费和学科竞赛经费除外）审批。由专项经费负责人、专项经费归口管理部门负责人审核，经业务主管院领导审批，报主管财务院领导审批。
5.实习实训经费、学科竞赛经费审批。由专项经费负责人、专项经费归口管理部门负责人审核后，报主管财务院领导审批。
6.学院拨付给教师个人（课题负责人）使用的经费（如：学院教学改革项目和学院按照要求给予配套的经费等），以及教师个人获得的科研经费等，应分别由课题负责人、专项经费负责人、专项经费归口管理部门负责人审核后，报主管财务院领导审批。
7.服务外包经费由经费归口管理部门负责人审核后，报主管教学院领导和主管财务院领导双签审批。师资队伍建设专项经费应分别由专项经费负责人、经费归口管理部门负责人审核后，报部门主管院领导审批，最后报院长审批。图档网信办公室归口管理经费应分别由部门负责人审核后，报主管财务院领导审批，最后报院长审批。
8.每笔经济业务报销须有经办人、审核人签字，采购实物类报销还要有验收人签字。经办人、审核人为同一人时，应报上一级领导进行审批。
三、报销凭证要求
1.报销票据必须是从外单位取得的发票或收据，票据不得涂改、挖补，票据上方应印有“国家税务总局监制”或财政部门监制的票据监制章，并加盖开票单位的发票专用章（税票）或财务专用章（财政票据）。票据要素应填写齐全，如：开票日期、付款单位、经济业务内容、数量、单价、金额大小写等，票据上的付款单位名称应完整填写学院全称“中国矿业大学徐海学院”。开具增值税专用发票的，需将学院的4项信息（“名称”“纳税人识别号”“地址电话”“开户行及账号”）全部填写完整，开具增值税普通发票的，需将学院的2项信息（“名称”“纳税人识别号”）填写完整。商品种类较多，可汇总开具增值税发票，须同时使用增值税发票管理新系统开具《销售货物或者提供应税劳务、服务清单》，并加盖发票专用章。
2.原始票据遗失原则上不予报销，特殊情况的须提供对方单位出具的票据存根复印件并加盖财务专用章或发票专用章，经办人须提供书面说明，履行报销手续。
3.自制报销凭证（如：劳务费、监考费、讲座费等）需按照学院统一格式表格填写。各报销单据填写不能有涂改。
4.为了真实、准确反映学院当年的财务收支情况，取得的票据应及时报销，票据报销的有效期为自开票之日起6个月内，原则上过期票据不予报销。当年取得的票据在开具当年报销，最迟应于次年6月30日前报销。
四、财务报销结算
1.各类经费报销实行无现金结算，报销款将直接支付到报销人银行卡（工资卡）中。单张票据金额超过1000元的，原则上需办理对公转账汇款，不能先行垫付，连号票据或同一单位同一天开具的多张票据视为单张票据。通过刷卡支付、手机支付等购买商品或服务的，在报销时须提供POS消费单或转账记录。
2.发放人员劳务性费用，在依法履行个人所得税代扣代缴义务后，原则上应将款项支付至个人银行卡中。临时聘请人员的劳务费，可由经办人员先行垫付，报销时附上劳务费领取签字表，再将报销款项支付至经办人员银行卡（工资卡）中。
五、其他事项
1.所有支出必须有预算安排，没有预算或超预算支出，财务处将不予办理。对未列入年度预算安排的支出项目，报账时3万元以下需出示院长批示，3万元以上需有院务会相关纪要方可报销。
2.对于需要提前审批的事项，如差旅费、讲座费及公务接待费等，要提前办理相关审批手续，按照学院相关规定执行。
六、本办法自公布之日起执行。原《中国矿业大学徐海学院财务制度补充规定》（中矿大徐海字[2007]59号）、《中国矿业大学徐海学院财务报销细则》（中矿大徐海财字[2011]1号）、《中国矿业大学徐海学院关于财务审批的若干意见（试行）》（中矿大徐海字[2007]17号）等同时废止。
七、本办法由财务处负责解释。