2月12日上午，学院在主楼907会议室召开新冠肺炎疫情防控工作领导小组会议。组长曹巍、姜利民，副组长周丽丽、戎辉、于忠华、徐海波，小组成员单位代表教务处处长张伟、学生工作处处长时鹏飞、图档网信办公室副主任李鹏参加会议。
会议传达学习了省教育厅厅长、省新冠肺炎疫情防控工作领导小组学校防控组组长葛道凯在全省高校防控疫情工作视频会议上的讲话精神和中国矿业大学党委对做好新冠肺炎疫情防控工作的相关部署。会议要求，要进一步提高政治站位，认真落实葛厅长提出的“6个关键举措”，在学校党委的统一领导下，科学防控，精准施策，努力把疫情防控工作做细做实。
会议总结了学院前一阶段疫情防控工作。会议指出，自疫情发生以来，学院采取了一系列科学有效的防控措施，持续有力做好疫情防控工作。
强化组织领导，制定防控预案。1月27日，成立了以党委书记、院长为组长的疫情防控工作领导小组，负责指挥全院疫情防控工作。1月30日，制定了《中国矿业大学徐海学院新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作方案》、《中国矿业大学徐海学院师生疫情防控工作管理专项预案》。认真做好值班备勤和督查督促，党政主要领导带班，定期对徐海学院疫情防控工作进行督查，确保疫情防控工作抓紧抓实。
加强教育引导，做好防控宣传。通过学院疫情防控专题网站、官方微信、QQ工作群、家长联络群、学生群等渠道，开展多种形式的疫情防控宣传教育，发布上级部门和学院的有关通知，引导师生做好科学防护。
做好信息摸排，落实关键举措。根据江苏省、徐州市和学校的要求，全面摸排了1月10日以来有武汉进出经历或接触过武汉来访人员的情况，并做好动态跟踪，严格落实每日信息“日报告、零报告”报送制度。要求在外返徐人员主动申报个人身体健康状况，并居家隔离观察14天。
会议对学院做好下一步疫情防控工作进行了安排部署。党政办公室要发挥综合协调职能，牵头做好信息排查和数据报送工作；教务处要认真做好网络在线授课工作，确保延期开学期间的教育教学质量；学生工作处要完善延期开学期间的学生教育管理预案，做好学生返校后的相关工作方案；图档网信办公室要配合做好学院疫情防控专题网站维护，为教务处开展网络课程教学做好技术支撑；总务处要做好公共区域消毒方案，提前谋划物资采购工作。领导小组向全院师生党员发出号召：各基层党支部要进一步发挥战斗堡垒作用；全院共产党员要充分发挥先锋模范作用，身体力行、勇于担当、做好表率，战斗在抗击疫情的第一线；领导班子要按照一线原则要求，深入一线，靠前指挥，切实履职尽责。
会议还研究了《新冠肺炎防治期间错峰开学批次》、《徐海学院疫情防控期间教育教学工作方案》、《徐海学院关于新冠肺炎疫情公共区域消毒及师生体温监测工作实施方案》、《徐海学院关于新型冠状病毒感染的肺炎疫情开学返校学生管理工作防控预案》等事项。