决定的写作要求
决定是行政机关普遍使用的一种下行文，它带有稳定性和约束性的特点，一般可分为知照决定和指挥性决定两大类型。
一、标题要完整、规范
决定的标题，一般应写明发文机关、事由、文种，而且要规范、准确，特别是事由要准确概括出来。下面几个标题写得不规范：如《关于召开中共××省全体会议的决定》，“中共××省”应是“中国共产党××省委”或“中国共产党××省委员会”。又如，《关于召开中共××省第×次党代会的决定》。乍看没问题，其实是不规范的，“中共”即“中国共产党”的简称，后面又来个“党代会”就重复了，规范的应是《关于召开中国共产党××省第×次代表大会的决定》或《关于召开中共××省第×次代表大会的决定》。作为党的代表大会，一般不用简称，要全称，以示庄重，党的委员会全体会议名称则常用简称。又如《××省人民政府关于教育工作的决定》，这个标题事由写得不够明确，太简单，表意不清，应该写成《××省人民政府关于加强教育工作的决定》。
二、时间标注要准确
决定的时间标注要注意两个问题：一是成文日期要以会议通过的日期或领导人签发日期为准，不能以起草或打印的时间为成文时间。二是决定的时间一般要标注在标题下方，可用括号括起来。决定的时间不能标在文尾，因为决定一般不写抬头和落款。
三、原由要准确、合理
决定的原由是事项的依据、理由。写作时要注意交代清楚，简明扼要，有理有据，令人信服。泛泛而谈，根据不足，说理不清的原由没有说服力，不可取。
四、事项要明确、清楚
一般来说，内容比较复杂的决定，事项要一条一条地表述，把主要的、重要的放在前面，次要的放在后面。结构要合理，层次要分明，内容要合乎逻辑。
通告的写作要求
通告是机关单位广泛使用的告晓性公文。
一、标题
通告的标题一般有三种写法，一是写明发文机关、事由、文种，如《工商总局、海关总署关于打击走私、投机倒卖进出口物件的通告》。二是省略了事由，只写明发文机关和文种，如《中华人民共和国财政部通告》。三是省略了发文机关、事由两项，只写《通告》。一般来说，高级机关发布比较重要事项的通告，标题都应用前两种；事项比较具体，不那么重要的，一般可用第三种。总之，用哪种标题，要根据内容来定。
二、正文
通告的正文包括原由、事项、结尾三部分。
原由是发布通告的原因、根据、目的，回答为什么发此通告。
事项，即通告的具体内容。内容比较简单、单一的，可不分条来写；如果内容比较多，则应分列一条一条地写。
结尾，也叫结语，一般写“特此通告”之类的话，以示强调，提起注意。有些通告干脆不用结语，干净利落。
通告是对公众的，一般不用写抬头，标题已有发文机关，并在标题下方署上了日期，则可不用落款，如果标题没有发文机关，又没有日期，落款必须签署清楚发文机关名称和日期。
三、写作通告要注意以下问题
（一）不要把“通告”写成“通知”。
“通告”与“通知”是两种不同的公文，其特点、作用和受文对象范围等都不相同。有的单位往往把握不准它们的特点和作用，以为让人们知晓的事项都可用通告行文，结果把一些该用通知的用了通告，该用通告的用了通知。
（二）发文目的要明确。
发布通告的目的或原因一般要在原由部分扼要地交代清楚，让人们一看就知道为什么要发此通告。有的通告在原由部分没写明目的，或表达不清，有的通告甚至不写原由部分，这是不规范的。
（三）通告事项要符合政策规定。
（四）通告语言要通俗简洁。
通告是一种周知性公文，一般用张贴和登报的方式发布，使全社会都知道通告的内容。因此，写通告要注意语言通俗和简洁，简单明了，一看就懂，篇幅不宜过长，便于张贴和阅读。
通知的写作要求
通知是最常用的一种公文，使用频率很高，运用范围广泛。
一、标题
通知的标题有完全式和省略式两种，完全式是发文机关、事由、文种齐全的标题。省略式则是根据需要省去其中的一项或两项。省略式标题有如下三种情况：
（一）省略发文单位
如果标题太长，可省略发文机关。如××省人民政府发出《关于县级市经济管理权限的通知》，这个标题省略了发文单位“××省人民政府”。省略了发文机关的通知标题很常见。如果是两个单位以上联合发文的，一般不能省略，如《中共××省委、××省人民政府批转<全省稳定山权林权、落实林业生产责任制试点工作座谈会议纪要>的通知》。
（二）省略文种
公文的标题一般是不能省略文种的。转发性通知，有时由于被批转、转发的公文标题中已有“通知”二字，或者被批转、转发的公文标题比较长，这时，通知的标题一般可省略文种，省去“通知”二字。如《××省人民政府转发国务院关于国营企业厂长（经理）实行任期制度的通知》。碰到这种情况，如果不省略文种，就会出现“……的通知的通知”的现象，标题就显得很长，读起来也拗口。有时，也会因层层转发而出现长标题的情况，如：《××县人民政府关于转发<××市关于转发《省政府关于转发<国家外事办关于认真做好外事接待工作的通知》的通知>。这个标题四个层次，用了三个“关于转发”，三个“的通知”，不顺口。对这个长标题，应改为《××县政府转发国家外事办关于认真做好外事接待工作的通知》。
（三）省略发文机关和事由
如果通知发文范围很小，内容简单，甚至张贴都可以，这样的通知标题可以省略发文机关和事由，只有文种，即“通知”二字。例如在单位内部的会议通知、政治学习通知、简单的工作通知，等等。
二、正文
通知的正文包括原由、事项、要求三部分。主体在事项部分。下面分别介绍几种通知正文的写法。
（一）转发性通知的写法
可以把批转通知称为“批语”，把被发布、批转的文件看作是通知的主体内容，批语表明发文机关的态度，提出贯彻执行的要求，一般起提示、按语的作用。
（二）事项性通知的写法
正文一般分三部分。开头部分，一般是通知的原由和目的，说明为什么要发此通知，目的是什么。正文的主体部分，即事项部分，把通知的具体内容一项一项列出来，把布置的工作或需要周知的事项，阐述清楚，讲清目的、要求、措施、办法等。这类通知多数用于布置工作，因此有人称之为“工作通知”。第三部分是结尾，提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”，“请研究贯彻”，等等，也有的通知结尾没有习惯用语。
写事项性通知，要开门见山，不要转弯抹角。在叙述通知时，要突出重点，把主要的、重要的写在前面。根据需要，主要的内容可详写，讲清道理，讲明措施，次要的内容，尽量简略，扼要交代即可。在语言表达方面，通知的语言主要是以叙述为主，对下级单位提出要求。
（三）会议通知及任免通知的写法
这两种通知的内容没有转发性通知、事项性通知那么复杂，比较单一，篇幅简短，知照性强。
会议通知的内容一般包括：会议名称，会议时间，地点，内容，参加人员，报到的时间、地方、需带材料、文件等。会议通知的格式比较固定，只要把以上内容写清楚就可以。
任免通知的写作比会议通知更为简单，一般有固定格式，按任免决定写上即可。
通报的写作要求
一、标题
通报的标题可省略发文机关，比较重要的通报则不省略。在拟通报标题时，特别要注意准确、简明地概括出事由。例如，《关于必须严肃处理党员干部中的违法乱纪案件的通报》，就省略发文单位。而《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》则写明发文机关、事由和文种。
通报的署时可以在标题下方，这时，通报不需写抬头和落款；通报也可以有抬头、落款，时间在发文机关下面。这两种格式都是正确的。
二、正文
不同类型的通报，其正文写法有所不同。下面分别介绍表扬性通报、批评性通报和情况通报的正文写法。
（一）表扬性通报
表扬性通报的内容一般包括介绍事迹，分析评价事迹意义，概括主要经验，作出表彰决定，提出希望等。表扬性通报的正文，大致包括三个部分：
叙述事迹。事迹要典型，叙述时尽可能简明扼要。把人物、时间、地点、事情的主要经过和结果交代清楚。要根据篇幅，抓住主要特征和梗概来写，不必要叙述全过程，只要概括介绍就可以了。通报还常在介绍事迹的基础上再加上简要的评价和意义分析，节省笔墨，点到即止。
表彰决定。凡表彰性通报都有表彰的具体决定。这部分一般是略写，写清楚给予什么奖励即可。
希望和要求。发通报的目的是表彰先进，号召人们向先进单位和个人学习。通报的结尾部分一般有希望和号召的内容。
（二）批评性通报
批评性通报将典型的不良行为、倾向，或重大事故公布出来，旨在使大家从中吸取教训，受到教育。其写法与表扬性通报大致相同，正文内容主要包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。
错误事实。批评性通报要实事求是地反映事实真相，不能夸大或缩小，因为这是批评的依据，必须真实。
根源和教训。对错误进行分析，指出错误的原因，点明危害。这部分要写得准确、中肯，实事求是，不能含含糊糊，模棱两可，或者故意夸大，无限上纲。
处理决定。在摆明事实，分析原因的基础上，恰如其分地提出处理决定，有理有据，令人信服。
希望和要求。这部分是通过对错误的处理，要求当事者如何对待错误，希望大家吸取教训，引以为戒。
（三）情况通报
情况通报是为使下级机关单位了解某阶段的工作情况，或某重大事件、活动的情况，指导工作，往往用通报将有关情况予以公布。这种情况通报具有很强的针对性。比如大家普遍关心的问题，或重大的事件和活动，对各单位都有一定的指导和参考意义。
1．注意时效性
发通报必须有很强的时效性，要抓住时机，及时将先进典型和经验向社会宣传推广，对反面典型予以揭露，引起警戒，或对某些重大事项和重要情况，及时予以通报，以起到交流情况、信息，指导工作的作用。
2．注意指导性
不是事无巨细都要发通报，要选择对面上工作有普遍指导意义的事项来发通报。要有普遍的指导意义，就应选择典型。先进的典型要能反映事物的本质特征，能揭示时代的本质，体现时代的精神。反面的典型，应有一定的代表性，有鉴戒的作用。
3．注意真实性
通报中所涉及的事例，必须是客观存在的，经过反复调查，真实可靠的，绝不允许捏造和虚构。另外，事例的反映要准确，不能夸大或缩小，要实事求是。通报有时要在结尾部分提出希望和号召，也必须切合实际，不脱离现实，要有一定的针对性，使读者接受号召，受到启示。
报告的写作要求
报告是机关单位向上级机关陈述事项的上行文。是最常见、使用最多的公文之一。
一、标题
报告的标题可根据需要省略发文机关。事由和文种是不能省略的。另外，报告的标题容易出毛病的是事由。有的报告标题乱而长，内容不集中，中心不突出。例如某单位给上级的一份报告《关于××××共建文明单位和开展爱国卫生运动情况的报告》，把“共建文明单位”和“爱国卫生运动”两种不同性质的事项写在一个标题当中。又如一份报告的标题《××××人民政府关于认真贯彻落实××××政发（××）××号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告》，这个标题长达60多个字，冗长、罗嗦，不够明确。这个标题可改为《××××人民政府关于抗旱播种保苗的情况报告》。
二、原由
原由是开头部分，又叫导语。报告的原由是事项的依据，一般写得比较概括，但要把有关情况写清楚，说明报告的原因。
导语提出观点，说明情况，摆明依据，为下文叙述报告事项设立前提,增强报告的说服力和逻辑力量。
三、报告的事项
报告的事项是正文的主体，也是报告的核心，是向上级机关报告的具体内容。在写作时，要抓住主要内容，突出重点，有层次有条理地展开，用最准确、最简洁的语言，把报告的事项写出来。重要的详写，次要的略写，有点有面，点面结合，这样才能增加报告的说服力。
四、报告的结尾
一般报告结尾都有提出要求的习惯用语，根据报告的不同内容使用不同的习惯用语。如常用的有：“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地各单位执行”，“专此报告”，“请审阅”，“请批示”，等等。
报告属陈述性文件，或汇报工作，或反映情况，或提出建议，或答复上级的有关询问。汇报工作，反映情况，不能夹带请示事项。有时需要上级机关解决一些问题，便应该另外用“请示”行文，这样，才能做到一文一事，专文专用，不要请示、报告不分，更不能出现“请示报告”的文种。
请示的写作要求
请示是一种上行文，早期的请示和报告是混用的，因此，现在还有人错误使用“请示报告”。
一、请示的结构与写法
请示包括标题、主送机关、正文和落款署时几部分。
（一）标题
请示标题一般要写明发文机关、事由和文种，发文机关有时可以省略。
（二）正文
请示的正文包括请示原由、请示事项、请示要求三部分。
1．原由。请示的原由是请示事项和要求的理由及依据，要写在正文的开头，先把原由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这样才能顺理成章，有说服力。
2．事项。指请示上级机关批准、帮助、解答的具体事项。一般包括方针、政策、办法、措施、主张、看法等。请示的事项，要符合国家法律、法规，符合实际，具有可行性、可操作性。因此，事项要写得具体、明白。
3．结尾。请示的结尾一般有如下写法：“以上，请批复”，“以上当否，请指示”，“以上请示，请审批”，等等，这些虽然是简单的一句话，但它是请示中必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。
二、请示的写作原则
（一）一文一事
一份请示只能写一件事，一些单位向上级机关请示，经常把好几个问题写在一起，认为只要能解决一个问题就行了，结果一个也不解决不了，因为“一文多事”牵涉的单位多了，涉及的政策也多，任何一个上级机关都很难答复，几个单位同时答复更不可能。
（二）不多头请示
一份请示，只送一个上级领导机关或上级主管部门，不能同时主送两个以上机关，更不能分头送给多个领导。如有需要，有关的单位可用抄送的形式。这样，可以避免出现推诿、扯皮的现象。一些单位以为多头分送保险，搞“广种薄收”，结果常常是谁都有关系，但谁都不管，失时误事。
（三）不越级请示
请示与其他公文一样，一般不越级请示，如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的机关。
（四）不得抄送下级机关
请示是上行公文，行文时，不得同时发下级机关，更不能要求下级机关执行上级机关未批准和未批复的事项。
批复的写作要求
批复一般篇幅不长，针对来文作出明确的答复，或同意，或不同意，或部分同意。
一、标题
批复的标题一般要求写明事由和文种，格式是“, 关于××××的批复”；也有些重要的批复，标题要写明批复单位，格式是：“×××关于××××的批复”，标题的事由要把请示事项概括出来。
二、正文
批复的正文包括批复原由和批复事项两部分。主体部分是批复事项。
批复的原由。即指批复的原因和根据，一般在正文开头用一句话说明请示的日期、标题和发文字号以及收文情况。例如：××省侨联向省委报送了《关于召开××省第六次归侨、侨眷代表大会的请示》，省委批复的原由这样写：“×侨联党字〔1993〕3号文收悉”，没有引述请示标题。
批复的事项。即指批复的具体内容。批复事项必须紧扣请示事项，逐条批复。批复事项的内容包括：批复态度和批复意见。要求写得态度鲜明，意见具体，或完全同意，或部分同意，或不同意，有的批复还提出具体处理意见。总之批复不能含糊不清。
三、写作要求
一是全面掌握请示的内容。批复是针对请示来写的，要求写作人员认真研究请示的事项，是否符合近期的工作需要，以及党的方针政策，国家的法律法令等；还要研究请示事项的可行性，是否符合客观实际。
二是态度鲜明，批复清楚。批复的内容要简单明了。对请示的事项哪些同意，哪些不同意，有什么具体要求，都要在批复中讲清楚，不能含糊不清，也不能避而不答；如果是不同意的，要简单地讲清道理。
三是语言精练准确，篇幅短小。批复的语言要精练准确，简明扼要，语气坚决、肯定，使请示单位一看就明白。批复一般表明态度，提出具体要求，不需长篇叙述和说理，篇幅不宜过长。
意见的写作要求
意见作为国家行政机关的公文，是国务院2000年8月发布《国家行政机关公文处理办法》时正式设立的。
一、作为上行文意见的结构和写法
（一）标题。上行文意见，其标题由发文机关、事由和文种三部分组成。一般可以省略发文机关。例如，《关于切实解决市县财政拖欠工资问题的意见》，是省财政厅上报省人民政府的上行意见，标题省略了发文机关“××省财政厅”。
（二）主送机关。上行文意见一般有主送机关，俗称抬头，表明意见要上报给哪个机关。如果意见没有标明主送机关，一般要在意见前面加上报告或报送上级机关。下行文意见因为一般用通知批转或印发，所以意见的主送单位和落款可有可无。
（三）正文。正文一般包括原由、具体意见和结尾三部分。原由是开头部分，又叫导语，一般是概括地写明针对什么问题、根据什么精神、实现什么目的等。具体意见是正文的核心内容，要对重要问题提出建议、主张、处理办法等。上行文意见的结尾经常使用“以上意见，请审阅”、“以上意见如无不妥，请批转××××执行”等习惯用语。
（四）日期和落款。上行文意见如果独立行文，成文日期标在正文之后，一般有抬头、有落款，落款可用印章代替。如果与报告搭配使用，以报告为载体上报意见，则意见部分可以省略抬头、落款和成文日期。
独立行文的上行意见，如果上级机关同意批转，可以与通知搭配使用，行文下发，意见部分保留抬头、落款和日期，也可以没有抬头、落款和成文日期。
二、作为下行文意见的结构和写法
（一）标题。独立行文的下行意见，标题由发文机关、事由和文种三部分组成。与通知搭配行文的下行意见，意见的标题可省略发文机关。
（二）正文。下行意见的正文一般包括原由、具体意见两个部分。原由的写法与上行意见大致相同。具体意见是全文的主体内容，针对重要问题提出解决办法和具体要求。结尾部分一般使用“按照执行”或“参照执行”。有的虽无明确要求，但对下级机关有指导和参照的作用。
（三）与通知搭配行文的下行意见，抬头、落款和成文日期在通知中体现。意见部分则不再有抬头、落款和日期。
三、作为平行文意见的结构和写法
平行文意见的标题、抬头、落款的写法与上行文相似，标题有时可省略发文机关，一般都有抬头和落款。结尾部分一般使用“以上意见，供参考”等用语。
函的写作要求
函是不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。
函和请示都有“请求批准”的用途，函和请示的区别在于，函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间。
一、标题
函的标题有多种写法，一种是发文机关、事由、回复函对象、文种，这是较重要复函常用的标题。另一种是只写事由、文种，省略发文机关，如《关于请求增拨设备维修费的函》、《关于拨款举办“民间艺术节”的复函》，前例为发函标题，后例为复函标题。还有一种是省略事由的，如《××省高级人民法院函》，这种情形不多见。
二、正文
函的正文包括原由、事项、结语三部分。
原由，指发出本函的原因，一般简明扼要，一二句话说明即可。例如复函的原由一般写：“你单位××××年××月××日关于××××××的来函收悉”，等等。
事项，指函的主体内容，根据需要把内容写出来，或商洽，或请求批准，或询问，或答复，等等，不管写哪种函，事项必须清楚、具体、明确、扼要。
三、结语
结语，指函的结尾，一般使用公文术语，如：“特此函告”，“特此函达”，“请复”，“特此函复”，“此复”，等等。
会议纪要的写作要求
会议纪要记载和传达会议主要精神与议定事项，对工作起指导和依据作用。
在结构格式上与其他公文不同的是，会议纪要不用主送单位和落款，成文时间写在标题下方。
一、标题
会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成，例如：《×××办公会议纪要》、《×××工作会议纪要》。
二、正文
会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。
（一）导言
导言即会议纪要的开头部分。一般是用比较简要的语言概括会议基本情况，包括会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。
（二）主体
主体是会议纪要的核心部分。它根据会议的中心议题，按主次、有重点地写出会议的情况和成果，包括对工作的评价，对问题的分析，会议议定的事项，提出的要求，等等。
（三）结尾
结尾一般表示对与会者的希望和要求，但是在实际运用中，多数会议纪要没有专门结尾的用语。
写作会议纪要应根据会议内容确定写法和篇幅。要简明扼要，不要三言两语，简而不明。在语言表达上，尽可能语句简短、通俗，切忌长篇大论，应以叙述为主；在层次结构、段落安排上，要条理清楚，篇幅一般不宜过长