公文是对履行公务的机关（单位）的意志所作的正式的意思表述，因此公文的撰写具有较强的规范性和稳定性。
一、明确行文目的和行文要求
行文目的就是作者试图通过制发公文而实现的结果；行文要求是指为实现这一结果而由作者向受文者提出的愿望。因此，无论是形成行文意向的领导，还是“奉命而作”的撰稿人，首先都必须对行文目的、行文要求有统一的认识，否则难保公文的质量和发文单位向受文者表达的愿望的实现。
二、确立主题
主题是公文的灵魂，表达了发文机关对有关公务办理的立场、观点。确定公文的主题应该做到：
（一）要符合党和国家的政策法令。《国家行政机关公文处理办法》第25条明确草拟公文应“符合国家的法律、法规及其他有关规定。”
（二）要符合机关领导意图。
（三）要单一、鲜明，有强烈的针对性。单一，就是一篇公文只能有一个主题。鲜明，就是肯定什么、否定什么、赞扬什么、批评什么、提倡什么、制止什么，不能含糊不清。强烈的针对性，就是主题所包含的意见、主张、办法、措施，是为何人、何事、何问题而提出的，清清楚楚，便于人们容易理解、把握、贯彻、执行。
三、选择文种
文种是公文标题的重要组成部分，作用主要在于概括表明文件的性质、用途与发文机关的职权范围，为公文的撰写提供便利。
正确选择文种的三个依据：
（一）根据作者与受文者之间的工作关系来选择上行、平行、下行文种。领导与被领导的关系、平行与不相隶属的关系要分别用不同文种。
（二）根据作者的法定权限选择文种。如“命令”等。
（三）根据行文目的和行文要求以及表现主题的需要选择文种。如“请示”、“报告”。
四、安排结构
一篇完整的公文，有开头（缘由），主体（事项）、结尾三部分。
（一）公文开头的方式：讲究“直”、禁忌“曲”，开门见山，直话直说，用简要的文句说明全文的目的或结论。有“交代式”、“结论式”、“概述式”、“简介式”。
（二）公文主体的方式：
1．按事物发展的时间顺序排列。通报、报告、会议纪要常用。
2．按事件构成要素的逻辑次序排列。即按时间、地点、人物（单位）、过程、原因、结果、善后等逻辑次序组织正文。报告、通报、通知常用。
３．按提出问题——分析问题——解决问题的事理逻辑层次排列。大多数公文可用。
4．按构成事物总体的各“部分”的性质及相互关系排列。规范性文件，指导性文件常用。
（三）公文的结尾方法：除了公告、决定、通告、通知、函没有专门的开头、结尾部分外，常见的公文结尾有几种方式：
1．期请式：即在结尾处写上期望、请求一类的话。请示、报告、函常用。
2．总结式：用揭示主题、总括全文主要意见的话结束全文。通报、报告常用。
3．说明式：即把需要补充说明的内容写在文末。法规、办法常用。
4．号召式：公文最后结束时发出号召、提出要求。决定、通告、通报、通知常用。
5．首尾照应式：隔着主体，互相照应，给人一种完整的感觉，又收到概括全文、突出主题、加深读者印象的效果。有“凤头豹尾”之说。请示、报告、意见以及法规性公文、指导性公文常用