一、拟稿
草拟公文应当做到：
1、符合国家的政策、法律、法规以及有关规定；
2、情况真实、观点明确、条理清楚，文字规范精练、标点准确无误；
3、文稿中的人名、地名、数字等要准确；
4、若引用公文，应当先引标题，后引发文字号，并将发文字号以圆括号标注；
5、按照国家法定标准使用计量单位；
6、公文的层次序号依次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1），可跳不可逆；
7、文内使用简称，一般应当先用全称，同时以圆括号标注简称。
注意：拟稿后，发文部门OA秘书需在OA系统中填写发文审批单，并注明校对联系人、联系电话及印制份数（对外报送公文的“公开方式”为“不公开”），提交部门主要负责人审批。部门主要负责人应规范签注发文意见及姓名日期。原则上发文签署权由部门主要负责人执行。如遇特殊情况，部门主要负责人可授权其他人执行签署权。
二、会签
凡制度性文件，或公文事项涉及其他部门的职权范围，拟稿部门应先进行调查研究、征求相关意见，由本部门及相关部门负责人联合会签，方可通过OA系统提交党政办秘书科。
注意：会签由拟稿部门主持，并注意会签对象是否齐全。拟稿部门对发布的公文文责自负。
三、审核
党政办秘书科负责发文审核工作，审核的重点是：
1、行文的必要性及以何种名义行文？
2、是否符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定？
3、要求和措施是否明确具体、切实可行？
4、发文内容涉及多部门是否协商一致并经过会签？
5、文种使用、文字表达、公文格式等是否符合规范？
注意：
（1）“请示”和“报告”不得混用。请示应一文一事，不得一文多请。请示必须在附注处注明联系人姓名和联系方式。“报告”不得夹带请示事项。
（2）向上级机关及平行单位发文，一般只写一个主送机关。如需其他机关阅知，可用抄报或抄送的形式，不得多头主送和随便抄送。
（3）除上级领导直接交办的事项和确需直报呈批的敏感、机密事项外，不得直接向领导个人报送公文。
（4）对严重违反行文规范的文稿，党政办秘书科应与原拟稿部门协商或退回至拟稿部门由其修改完善后再行报批。
四、签发
根据主任或分管副主任的意见，将文稿提交相关校领导签批，根据校领导意见对文稿进行修改。
如校领导有原则性修改意见，文稿将返回拟稿单位修改，拟稿单位修改后，需将文件再次提交党政办秘书科，送呈校领导审阅签批。领导无修改意见，党政办秘书科可提交文印室编排。
五、复核
文件编排前，应对公文进行全面复核。复核的重点是：
1、检查审批签发手续是否完备？
注意：核查文稿的审批人、签发人是否符合规定，有无越权情况；是否规范地签注了发文意见、姓名和日期（有的由系统自动生成）。
2、检查公文管理信息是否准确？
注意：发文范围是否明确，公开方式是否合理，文号是否有误，标题、附件、发文机关署名、附注、印制版记等要素是否完整、齐全，严格做到该有的不漏，不该有的不加。
3、检查附件材料是否齐全？
注意：附件材料的件数、页数是否与附件说明一致，是否存在遗漏，内容是否完整。
4、检查格式是否统一、规范？
注意：公文书写格式是否统一，字体字号、标点符号、数字、公式、层次序数、页码、表格、注释等表达格式是否符合有关规定，表达公文内容的各数据项目的结构格式是否规范。
5、再次对公文的内容和形式进行全面审查。
注意：
（1）对实质内容修改后，应返回拟稿部门征求意见；尤其对涉及机构、资金、职级等敏感问题，应与拟稿部门协商。
（2）与拟稿部门未达成一致意见，且修改内容较为重大的，请领导审定。
（3）文稿经校领导签发后，如再需对实质内容（含变更校领导修改后的内容）进行修改，需再行提交校领导审批。
六、编号
以学校名义印发的文件，由党政办秘书科统一编号，发文部门负责审核校对。以学校各职能部门名义印发的文件由拟稿部门进行编号和审核校对。
七、排版、校对
公文印发前，由文印室按照国家规定的公文格式排版，并提交给拟稿部门校对。文稿校对一般由原拟稿部门负责，拟稿部门需认真填写校对意见，并及时与文印室沟通校对修改问题。
文件经拟稿部门校对无误后，文印室正式印制发布。
八、印制、分发
1、除涉密文件、内部文件和对外报送文件外，电子文件一律通过OA系统和文件平台进行公开。
2、所有以学校文号印发的公文，需另外印制4份留存秘书科以供存档查找利用。党委全委会、党委常委会纪要原则上印制30份，除4份归档留存外，其余均送呈校领导和有关部门。
3、以学校各职能部门文号印发的文件，原则上印发4份（最多不超过10份），由拟稿部门留存或送呈相关校领导。如有其他需求，请示领导后另行增印。
4、对外报送的公文，根据需要可印制相应纸质文件，限制在10份以内。报送教育部、江苏省教育厅的非密级请示、报告，在报送纸质公文的同时，应通过教育部、江苏省教育厅电子政务平台报送电子公文。
九、用印
公文装订后，要对公文进行盖章（对外报送公文必须盖章，下发公文可先不盖章）。
用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。印章要盖在成文日期上方，做到上不压文，下要骑年盖月。
十、其他事项
概不受理一切以个人名义发文。如教师和学生因特殊情况确需对外发文的，经过相关业务部门审批后，由相关部门履行发文手续。